LAPORAN

1.    Pengertian Laporan

Dalam melaksanakan berbagai tugas atau kegiatan, kita selalu diharapkan atau bahkan diwajibkan untuk membuat atau menulis laporan. Laporan sebagai penanda bahwa pelaksanaan suatu kegiatan telah selesai. Oleh sebab itu, laporan merupakan pertanggungjawaban paling akhir dari pelaksanaan suatu kegiatan.

Mengenai bentuk atau jenis laporan mengikuti bentuk atau jenis suatu kegiatan yang dilaksanakan. Misalnya, kegiatan penelitian, praktik di laboratorium, seminar, lokakarya, dan rapat; tentu bentuk laporannya berbeda-beda. Berkaitan dengan hal tersebut, maka kita harus memahami pengertian laporan terlebih dahulu sebelum memahami jenis-jenis laporan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001:640) laporan adalah segala sesuatu yang dilaporkan. Adapun Keraf (2004:324) menyatakan laporan adalah suatu cara berkomunikasi untuk menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Berdasarkan batasan mengenai laporan tersebut, maka dapat didefinisikan laporan adalah bentuk berkomunikasi secara lisan maupun tulis dari seseorang atau kelompok orang (tim) untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau suat badan (institusi) berkaitan dengan tanggung jawab atau tugas yang diberikan atau dibebankan kepadanya.

Adapun suatu laporan dibuat, disusun, atau ditulis bertolak dari beberapa dasar, yaitu (1) orang yang memberi laporan, (2) pihak yang menerima laporan, (3) sifat laporan, dan (4) tujuan laporan.

1.1       Pemberi Laporan

Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, kelompok (tim), badan atau institusi yang ditugaskan untuk melaksanakan suatu kegiatan atau aktivitas tertentu. Laporan juga dapat disusun oleh seseorang, badan, instansi pemerintah untuk disampaikan kepada seseorang, badan, institusi pemerintah yang dianggap perlu untuk mengetahui proses hingga akhir pelaksanaan suatu kegiatan atau aktivitas.

Pada kasus pertama, misalnya seorang mahasiswa ditugaskan oleh dosennya untuk melakukan observasi suatu objek tertentu, maka ia harus membuat laporan yang bersifat perseorangan (individu) kepada dosen tentang tugas observasi yang dibebankan kepadanya. Laporan juga bisa disusun oleh suatu badan atau institusi pemerintah. Misalnya, pemerintahan desa setiap bulan atau setiap tahun menyusun laporan untuk diserahkan (dilaporkan) kepada pemerintahan kecamatan. Dinas-dinas pemerintahan tingkat kecamatan setiap tahun membuat laporan secara tertulis kepada dinas-dinas pemerintah tingkat kabupaten.

Mengenai kasus yang kedua, misalnya badan berbentuk yayasan sosial setiap selesai melaksanakan suatu kegiatan membuat dan mengirim laporan kepada seseorang atau badan maupun institusi pemerintah, meskipun bentuk laporan tersebut tidak diminta. Hal ini dilakukan oleh yayasan yang bersangkutan sebagai wujud pertanggungjawaban mereka kepada sesorang, badan, atau institusi pemerintah. Wujud pertanggungjawaban ini disebabkan oleh (1) seseorang, badan, atau institusi pemerintah yang diberi laporan telah memberi bantuan (menjadi donatur); (2) seseorang, badan, atau institusi pemerintah yang bersangkutan memiliki ikatan moral dan sosial; dan (3) seseorang, badan, atau institusi yang bersangkutan memiliki ikatan (hubungan) koodinasi kerja sama dalam berbagai hal atau aspek, sehingga perlu diberi laporan sebagai informasi bahwa yayasan yang bersangkutan aktif melaksanakan berbagai kegiatan.

1.2       Penerima Laporan

Penerima laporan bisa berupa perseorangan, badan, atau institusi. Penerima laporan yang berbeda-beda (perseorangan, badan, atau institusi) tersebut mengakibatkan laporannya yang disusun oleh pemberi laporan juga berbeda-beda dalam hal gaya, isi, dan tujuan laporan. Hal ini yang menyebabkan bentuk-bentuk laporan memiliki gaya, isi, dan tujuan bervariasi yang disesuaikan dengan karakteristik bentuk laporan yang dikehendaki oleh penerima laporan.

1.3       Sifat Laporan

Suatu laporan dapat dikategorikan baik jika mampu memenuhi fungsinya, yaitu mampu mempengaruhi pembacanya sebagaimana yang diharapkan. Hasil yang diharapkan dapat berupa perbaikan, perubahan, bantuan, perkembangan, penegasan sikap, pengambilan keputusan sesuai dengan tujuan laporan.

Laporan yang baik harus ditulis dengan bahasa yang baik dan benar berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD). Kalimat-kalimat yang digunakan untuk menguraikan laporan harus menggunakan kalimat efektif, sehingga pembaca laporan (penerima laporan) dapat memahami gagasan atau isi laporan yang terungkap dalam kalimat-kalimat itu  sebagaimana gagasan atau pikiran yang dimaksudkan oleh penulis (pembuat) laporan.

Isi laporan harus ditulis secara urut dan runtut serta dikembangkan berdasarkan penalaran yang sistematis. Fakta-fakta yang disajikan (ditampilkan) pelapor harus mampu dan dapat menimbulkan kepercayaan bagi penerima laporan.

Laporan yang baik juga harus memiliki sifat-sifat sebagai berikut.

(1)     Laporan harus menunjukkan hal-hal (a) pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan; (b) seberapa dalam pengetahuan pelapor mengenai permasalahan yang dilaporkan; (c) pelapor harus bisa menyusun laporan yang disesuaikan dengan tingkat kesibukan penerima laporan; dan (d) pelapor mengetahui selera penerima laporan.

(2)     Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit. Oleh sebab itu, dalam laporan tidak boleh mengabaikan hal-hal kecil yang diperlukan untuk memperkuat simpulan dalam laporan. Begitu juga, dalam laporan tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang, yang mengandung prasangka atau memihak.

(3)     Laporan harus disajikan secara menarik. Pembuat laporan (pemberi laporan) harus mampu mengemas laporan secara menarik dari segi bentuk (fisik), isi, dan bahasan sebagai alat untuk menyampaikan isi laporan. Dari sisi bentuk yang mencakupi cover, kertas, model jilid, tataletak tulisan, bentuk huruf, gambar atau tabel atau tampilan-tampilan data statistik (jika ada); sistematika isi laporan; dan bahasa yang digunakan untuk menulis laporan; semua harus menarik sehingga menarik minat baca penerima laporan. Terutama isi laporan tidak hanya menarik karena penerima laporan memerlukan laporan yang bersangkutan, tetapi juga karena nilai laporan yang bersangkutan benar-benar sangat penting untuk dipahami dan ditindaklanjuti oleh penerima laporan.

1.4       Tujuan Laporan

Tujuan laporan tergantung situasi yang ada antara pemberi laporan dan penerima laporan. Oleh sebab itu, jika pemberi laporan ditugaskan oleh penerima laporan; maka tujuan laporan ditentukan oleh penerima laporan. Adapun jika pemberi laporan tidak menerima tugas dari penerima laporan, maka tujuan laporan berada di tangan pembuat (pemberi) laporan.

Tujuan suatu laporan apda umumnya mencakupi hal-hal berikut ini.

(1)     Untuk mengatasi suatu masalah.

(2)     Untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif.

(3)     Untuk mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah.

(4)     Untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan teknik-teknik baru.

(5)     Untuk menentukan langkah-langkah atau tidaklanjut yang tepat terhadap penyelesaian suatu masalah.

2.    Jenis-jenis Laporan

Berdasarkan pemberi laporan dan penerima laporan yang bisa berupa perseorangan, badan, atau institusi; maka laporan ada beberapa jenis bentuknya. Jenis-jenis laporan mencakupi laporan (1) berbentuk formulir isian, (2) berbentuk surat, (3) berbentuk memorandum, (4) perkembangan dan laporan keadaan, (5) berkala, (6) laboratoris, dan (7) formal.

2.1       Laporan Berbentuk Formulir Isian

Laporan berbentuk formulir isian ini pada umumnya blangko daftar isian telah disiapkan. Oleh sebab itu, pembuat laporan (pemberi laporan) tidak perlu membuat format laporan sendiri, tetapi cukup dengan mengisi formulir laporan yang telah disiapkan (yang telah ada), kemudian diserahkan kepada penerima laporan. Laporan jenis ini biasanya bersifat rutin, dan berbentuk angka-angka.

2.2       Laporan Berbentuk Surat

Laporan yang berbentuk surat tidak jauh berbeda dengan bentuk surat biasa. Oleh karena itu, sistem penulisan laporan juga mengikuti aturan atau gaya penulisan yang berlaku dalam surat. Misalnya laporan berbentuk surat dalam penulisannya mengikuti model surat Bentuk Lurus Penuh (full block style) atau Bentuk Takuk (indented style).

Dalam menyusun laporan berbentuk surat tersebut, nada dan pendekatan bersifat pribadi memainkan peranan penting sebagaimana yang berlaku dalam penulisan surat-surat biasa pada umumnya. Oleh sebab itu, bahasa yang digunakan juga mengikuti bahasa surat yang memilik ciri (a) jelas, yakni bahasa yang digunakan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan berbeda dengan maksud penulisnya; (b) lugas dan singkat, yakni bahasa yang digunakan langsung tertuju pada persoalan yang ingin dikemukakan, tidka berbelit-belit dan padat makna, (c) santun, yakni bahasa yang digunakan menunjukkan rasa hormat dan penghargaan kepada penerima surat (penerima laporan); dan (d) resmi, yakni bahasa yang digunakan mengikuti kaidah baku bahasa Indonesia yang tercemin dalam ejaan, pilihan kata, dan struktur bahasa yang digunakan.

Laporan yang berbentuk surat dapat dimanfatkann untuk menyampaikan berbagai ragam topik laporan. Sebagaimana dijelaskan bahwa model penulisan laporan berbentuk surat ini dapat mengikuti bentuk-bentuk penulisan surat yang dikehendaki (Bentuk Lurus Penuh atau full block style maupun Bentuk Takuk atau indented style maupun bentuk-bentuk surat yang lainnya) dalam melaporkan topik laporan yang berbeda-beda.

2.3       Laporan Berbentuk Memorandum

Laporan berbentuk memorandum (saran, nota, catatan, arahan) hampir mirip dengan laporan berbentuk surat, tetapi isinya lebih singkat. Bentuk laporan ini umumnya digunakan berkaitan laporan-laporan singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dengan bawahan dalam suatu hubungan kerja. Laporan berbentuk memorandum sangat bermanfaat untuk suatu laporan yang bersifat formal.

2.4       Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan

Laporan perkembangan (progress report) adalah laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahapan mana yang telah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan. Laporan perkembangan menekankan apa yang telah terjadi dari permulaan sampai dengan laporan yang bersangkutan disusun (dibuat). Laporan ini digunakan untuk mengidentifikasi laporan-laporan yang menyajikan kemajuan-kemajuan yang telah dicapai untuk mencapai suatu tujuan yang umum.

Adapun yang dimaksud dengan laporan keadaan (status report) adalah laporan yang menggambarkan kondisi atau keadaan yang ada pada saat (ketika) laporan yang bersangkutan dibuat (disusun). Laporan keadaan menekankan pada kondisi yang ada sebagai akibat kejadian-kejadian yang telah dicapai sampai dengan saat  (ketika) laporan yang bersangkutan dibuat (disusun). Laporan ini digunakan untuk laporan-laporan yang menyangkut suatu proyek yang akan segera diselesaikan.

Laporan perkembangan dan laporan keadaan, sebenarnya saling berkaitan. Oleh sebab itu, kedua jenis laporan tersebut tidak perlu dipertentangkan. Hal ini disebabkan dalam suatu laporan yang mengemukakan perkembangan-perkembangan yang telah dicapai, tidak dapat lepas dari aspek-aspek keadaan yang ada. Begitu juga sebaliknya, dalam laporan keadaan juga tidak dapat lepas dari aspek-aspek segala sesuatu yang telah terjadi sebelumnya.

2.5       Laporan Berkala

Laporan berkala disebut juga laporan periodik. Laporan ini dibuat atau disusun dalam jangka waktu tertentu. Apabila laporan berkala dibuat dalam kaitannya dengan proyek, maka laporan ini dapat juga dinamakan laporan perkembangan.

Dalam bentuk yang sederhana, laporan berkala ini dapat disusun dalam bentuk formulir-formulir isian atau bentuk memorandum. Berdasarkan bentuk-bentuk yang sederhana tersebut, dapat diadakan penyempurnaan sehingga menjadi bentuk yang lengkap dan kompleks berupa laporan tahunan.

2.6       Laporan Laboratoris

Tujuan pembuatan atau penulisan laporan laboratoris ialan untuk menyampaikan hasil percobaan-percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Sebagai hasil kerja di laboratoria, maka laporan ini hanya memuat percobaan-percobaan yang telah dilakukan. Begitu juga, hasil-hasil percobaan yang dilaporkan tanpa menggunakan referensi mengapa laporan tersebut dibuat atau disusun. Akan tetapi, dalam hal-hal tertentu, laporan laboratoria tidak hanya menyajikan hasil kegiatan saja, namun juga harus menerapkan masalah-masalah khusus berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang diinginkan.

Pada umumnya laporan laboratoris ditulis dengan mengisi daftar isian yang telah distandarisasi. Akan tetapi dalam hal bentuk standarisasi antara instansi yang satu dengan yang lain tidak sama. Hal in disebabkan tiap-tiap instansi membuar atau menciptakan variasi-variasi yang dianggap sesuai dengan kebutuhan dan keperluannya. Namun demikian, ada hal-hal pokok yang berlaku dalam suatu kerangka laporan laboratoris. Hal-hal pokok ini menunjukkan unsur-unsur yang sangat penting dalam kerangka laporan laboratoris. Hal-hal poko tersebut ialah berikut ini.

(1)     Halaman judul.

(2)     Objek atau tujuan.

(3)     Teori, yakni teori-teori mana yang diterapkan.

(4)     Metode, yakni prosedur-prosedur yang ditempuh atau diterapkan.

(5)     Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan melalui metode yang telah diterapkan (butir 4).

(6)     Diskusi atau hasil yang telah dicapai dalam percobaan.

(7)     Simpulan.

(8)     Apendiks (tambahan atau lampiran pada akhir laporan atau buku).

(9)     Data asli.

Hal-hal pokok yang menunjukkan unsur-unsur sangat penting dalam laporan laboratoris tersebut, ada juga yang tidak dilaporkan. Misalnya, unsur teori adakalanya tidak dijelaskan dalam laporan. Adapun hasil percobaan harus dilaporkan meskipun tempatnya tidak urut sebagaimana dijelaskan pada sistematika tersebut. Apabila hasil percobaan berupa angka-angka, maka dapat ditempatkan pada bagian akhir bersama data.

Mengenai diskusi hasil percobaan, boleh dilakukan boleh tidak. Penempatan bagian diskusi, adakalanya ditempatkan tersendiri, tetapi juga bisa ditempatkan bersama-sama hasil.

2.7       Laporan Formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu yang telah ditetapkan oleh badan atau institusi penerima laporan; sedangkan nadanya bersiaft impersonal dan materinya disajikan dalam struktur yang baku yang berlaku dalam laporan-laporan resmi suatu badan atau institusi. Adapun ciri-ciri laporan formal sebagai berikut ini.

(1)     Harus ada halaman judul.

(2)     Ada surat penyerahan.

(3)     Ada daftar.

(4)     Ada ikhtisar (kadang-kadang abstrak) untuk mengawali laporan.

(5)     Ada pendahuluan (sebagai suatu informasi awal bagi pembaca).

(6)     Apabila ada simpulan dan saran (rekomendasi), diberi judul tersendiri.

(7)     Isi laporan yang terdiri atas judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda.

(8)     Nada yang digunakan ialah anda resmi dan gayanya bersifat impersonal (tidak bersifat pribadi atau tidak berkaitan) dengan (tidak mengenai) seseorang.

(9)     Dalam laporan formal jika diperlukan dapat dilengkapi dengan tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terintegrasi dalam teks (uraian) laporan maupun dikumpulkan atau dilampirkan dalam satu bagian tersendiri.

(10) Laporan formal pada umumnya didokumentasikan secara khusus.

Dalam laporan formal yang paling penting ialah bentuk dan nadanya. Adapun bentuk yang menjadi ciri sebuah laporan formal ialah sebagaimana terdapat pada sebuah buku, yaitu adanya sampul, halaman judul, surat penyerahan, daftar isi, pendahuluan, isi laporan, simpulan, apendiks, dan bibliografi.

DAFTAR PUSTAKA

Kanzunnuddin, Mohammad. 2015. Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Rembang:

Yayasan Adhigama.